Cómo proteger los datos de tu pequeña empresa sin grandes inversiones

En seguridad digital, no todo pasa por gastar mucho dinero. Muchas pequeñas empresas pueden proteger sus datos de forma eficaz con prácticas sencillas, sentido común y un poco de constancia. Aquí te explicamos cómo hacerlo.

¿Por qué es importante proteger los datos de la empresa?

Porque cualquier actividad empresarial depende de datos. Desde el listado de clientes hasta las facturas, pasando por las contraseñas de acceso a plataformas y herramientas internas. Si esa información cae en malas manos, las consecuencias pueden ser muy graves:

• Pérdida de confianza de tus clientes
• Daño a la reputación de tu negocio
• Sanciones legales
• Pérdida económica o incluso cese de la actividad

Por eso, proteger los datos debería ser una prioridad, incluso para una tienda online pequeña o un autónomo con pocos empleados.

Copias de seguridad: tu red de seguridad

Imagina que un virus borra todos los archivos del ordenador donde gestionas pedidos, facturas o bases de datos. Si no tienes copia, la pérdida es total.

Haz copias de seguridad de forma regular. Y guarda esas copias en lugares distintos: una unidad externa y un servicio en la nube, por ejemplo. No vale con hacerlo una vez al año. Ponle una frecuencia (diaria o semanal, según tu actividad) y sigue ese calendario.

Contraseñas fuertes y distintas para cada cuenta de la empresa

Nada de poner como contraseña empresa2024 o 123456. Usa contraseñas largas, con combinación de mayúsculas, minúsculas, números y símbolos. Y, lo más importante: no repitas contraseñas entre cuentas.

Puedes usar opciones integradas en los navegadores: por ejemplo, el gestor de contraseñas de Google en Chrome o el sistema de Firefox, que permiten guardar tus credenciales de forma segura cuando inicias sesión con tu cuenta.

Verificación en dos pasos: una barrera extra

Aunque alguien robe tu contraseña, no podrá acceder sin el segundo paso: un código que recibes por SMS o en una app de autenticación. Activa la verificación en dos pasos en todos los servicios que la ofrezcan: correo, redes sociales, herramientas de trabajo o banca online.

Antivirus activo y actualizado

No hace falta pagar por un antivirus de lujo. Pero sí necesitas uno fiable, activo y con las definiciones actualizadas. El propio Windows Defender puede ser suficiente si se mantiene al día.

El antivirus no solo detecta virus: también frena programas espía, ransomware y otros tipos de malware.

Acceso limitado a la información sensible

Cada persona de tu equipo debe acceder solo a los datos que necesita. Así evitas errores involuntarios, fugas de información o problemas si alguien deja la empresa.

Crea cuentas de usuario diferenciadas. Y restringe los accesos de administrador solo a quien realmente lo necesite.

Aléjate de las redes Wi-Fi abiertas

Conectarse a una red Wi-Fi pública (cafetería, aeropuerto, etc.) puede exponer toda la información que envías y recibes. Si necesitas conectarte fuera de la oficina, usa la conexión de datos del móvil o una VPN.

Cifra los archivos importantes

El cifrado convierte tus documentos en archivos que solo pueden abrirse con la clave correcta. Es una medida eficaz para proteger la información más delicada.

Por ejemplo, si gestionas una base de datos de clientes, esos archivos deberían ir cifrados. Lo mismo con documentos contables o contratos que incluyan datos personales o condiciones confidenciales.

Puedes usar herramientas que ya vienen integradas en muchos equipos, como BitLocker en Windows o FileVault en Mac, que cifran el disco completo. Si prefieres una opción externa, existen soluciones gratuitas como VeraCrypt, aunque requieren más conocimientos técnicos.

Actualiza el software (todo, no solo el antivirus)

Las actualizaciones corrigen fallos de seguridad. Si usas versiones antiguas de tus programas, estás dejando la puerta abierta a los ciberdelincuentes.

Activa las actualizaciones automáticas en el sistema operativo, el navegador, las aplicaciones que usas… y no te olvides de la web corporativa si tienes un ecommerce (plugins, formularios, pasarelas de pago).

Forma a tu equipo: el factor humano importa

Una buena parte de los problemas de seguridad no los causa la tecnología, sino los errores humanos. Por eso, formar al equipo es tan importante como instalar un buen antivirus.

• Detectar correos sospechosos. Enséñales a identificar los mensajes trampa: los que meten prisa, tienen errores ortográficos o piden datos urgentes suelen ser falsos.
• No compartir contraseñas. Las claves son personales. Ni entre compañeros, ni “solo por esta vez”. Una contraseña compartida es una puerta abierta.
• Separar lo personal de lo profesional. Evita que el equipo use el ordenador del trabajo para fines personales. No es solo una cuestión de orden: reduce el riesgo de malware o descargas peligrosas.
• Consultar antes de actuar. Si alguien recibe una solicitud extraña, que no responda por impulso. Es mejor preguntar antes que lamentar.

No hace falta poner en marcha una formación muy ambiciosa. Basta con explicar bien estas ideas, repetirlas de vez en cuando y generar un clima donde se pregunten las dudas sin miedo.

Proteger los datos de la empresa: un compromiso diario

No necesitas grandes inversiones para proteger tu negocio. Lo que hace falta es:

• Tomarse en serio los datos
• Aplicar medidas básicas y efectivas
• Involucrar a todo el equipo

Con sentido común y buenos hábitos, tu pequeña empresa puede estar mucho más segura de lo que imaginas.